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Concevoir une solution de veille réglementaire

Les bureaux d’étude qui assistent leurs clients sur leur conformité avec la législation réglementaire de différentes normes et obligations juridiques peuvent gagner beaucoup de temps à concevoir une solution web facilitant l’information et le suivi des actions de leurs clients.

L’objet d’un développement sur mesure est de suivre les flux métier humains déjà en place dans l’entreprise. Ainsi il n’y a pas de règle absolue sur le contenu et le fonctionnement d’une telle solution. Cependant, voici la base d’une solution efficace pour tous les utilisateurs.

Poste de travailAdministration

C’est l’espace géré par le bureau d’étude pour faire vivre la base réglementaire et gérer ses clients.

Gestion des textes

Le bureau d’étude pourra gérer les textes officiels. Chaque texte sera explicité et décrit (source, date de parution, catégorie d’application,…) puis décomposé en plusieurs obligations unitaires. Il pourra éventuellement joindre des documents annexes : PDF, vulgarisation, informations connexes.

Un texte pouvant être mis à jour, il faudra gérer ses différentes versions, et les impacts sur les obligations : suppression et ajout d’obligation seront ainsi gérées explicitement.

Gestion des clients

Chaque client se verra bien entendu attribuer un ou plusieurs comptes d’accès, mais aussi des catégories d’application. En effet, le bureau d’étude peut suivre plusieurs champs d’application qui ne seront pas toutes applicables à chaque client. Devant la richesse des informations présentées aux clients, il peut être utile de prévoir la possibilité pour un administrateur de visualiser l’espace client comme chacun de ses clients pour mieux le guider et vérifier que les informations sont exactes.

Espace client

Chaque client s’identifie à l’espace client avec un compte unique qui permet de lui présenter ensuite les informations qui lui sont spécifiquement adressées.

Base réglementaire

Cette base représente l’ensemble des textes le concernant suivant les catégories qu’il a demandé. Il pourra rentrer dans chaque texte pour y voir les obligations unitaires et documents annexes. Il faudra bien entendu spécifier les cas de nouveaux textes, textes modifiés ou textes supprimés, ainsi que les textes sur lesquels il a des actions à faire (évaluations, actions). Des filtres doivent permettre un affichage adapté à certains critères et un moteur de recherche suffisamment puissant lui permettra de trouver un texte ou une obligation particulières.

Evaluation

Pour chaque obligation découlant des textes, le client devra indiquer si cette obligation lui est applicable, et le cas échéant indiquer si il est en conformité avec cette obligation. Il faudra veiller à mettre en avant les évaluations nouvelles ou pas encore remplie. Si il n’est pas en conformité, il faudra lui proposer de créer une action de mise en conformité.

Suivi des actions

Les actions de mise en conformité sont liées aux obligations applicables pour lesquelles le client n’est pas en conformité. C’est lui-même qui créé ses actions. Il peut ici finalement veiller à noter et suivre les actions concrètes à mettre en place dans son entreprise pour se mettre en conformité avec les textes suivis.

Statistiques

Il est souvent demandé une représentation graphique de l’état de conformité d’une entreprise. S’il est assez simple de représenter l’état actuel de l’entreprise, il va devenir beaucoup compliqué de faire des comparaisons avec des dates antérieures, attention. Les statistiques se basant sur les informations stockées en base de données, les possibilités de représentation sont infinies, à conditions d’avoir bien  pensé à archiver les informations requises dès le départ.

Exports

Les clients vont souhaiter pouvoir imprimer des documents reflétant leur état de mise en conformité à un instant donné, ou la liste des actions à faire, etc…Plusieurs documents dans différents formats (PDF, tableur, document) devront donc être générés un peu partout dans la solution.

Alertes email

Qui dit veille dit alerte. Le client attend de son bureau d’étude d’être informé des nouvelles applications le concernant. La solution va donc devoir envoyer une grande quantité de différents types d’email : nouveau texte, texte modifié, texte supprimé, alerte sur objectif de suivi d’action, etc…

Conclusion

Tandis que l’administration est surtout un ensemble de formulaires pour faire vivre la base réglementaire et gérer les clients, la partie vraiment complexe est l’espace client. Proposer les informations à jour, pertinentes et à suivre pour chacun d’entre eux va demander une architecture de base de données complexe. Une approche DDD avec event sourcing peut être un vrai plus pour mieux gérer la dimension « temps » et les nombreuses règles métier de la solution qui devront elles être profondément testées. En effet, l’état de chaque obligation va devoir être stocké pour chaque client, cela fait beaucoup de tables et beaucoup d’enregistrement. En terme de performances, les vues synthétiques (liste des textes avec état) et les statistiques peuvent rapidement devenir très lentes sans optimisation.

Ne perdons pas de vue une chose importante : une telle solution est un outil, la réelle valeur du bureau d’étude est sa capacité à suivre, décomposer et vulgariser les réglementations qu’elle suit pour ses clients, et sa capacité à les conseiller pour les faire progresser. Pour l’instant, aucun outil ne peut remplacer l’analyse et le rapport humain, heureusement.